La gestión de proveedores de contenidos

Los departamentos de contenidos web actuales están compuestos por, como máximo, media docena de personas, cuyo trabajo es básicamente la coordinación. Un organigrama excesivamente numeroso resulta caro, sobre todo si tenemos en cuenta la existencia de numerosas empresas internacionales proveedoras de servicios.
En general, los departamentos de contenidos externalizan todo tipo de trabajos y acciones de escaso valor a estas compañías.
Aunque estos proveedores ayudan a ahorrar en costes, la coordinación y supervisión de su trabajo es un asunto que requiere tener en cuenta varios aspetcos importantes:

• En el plano organizativo: mucha formación y documentación previa, que tenga en cuenta cualquier aspecto/incidencia del servicio que realizará el proveedor. Cualquier cosa que sobreentendamos, pasemos por alto o demos por sentado es una probable fuente de problemas. Contacto intenso y dinámico entre las dos empresas. Hay que lograr ser un solo departamento, no dar lugar a interrupciones del flujo de trabajo.
  
• En el plano técnico/tecnológico: espacio común y ordenado de intercambio de información: fotografías, hojas de cálculo. ¡Dropbox y Google Docs son de muchísima ayuda!
  

Más ideas importantes sobre este tema:
Control, control y control

• Tener un control fuerte del gasto que representa cada acción, cada ítem, cada idioma, y además por mes y por proveedor. Sólo de esta forma es posible montar un sistema serio de gestión adecuada de las necesidades y los objetivos de contenidos a medio plazo.

No externalizar más de lo necesario:

• En nuestro caso, al menos por la experiencia que tenemos, cada vez que hemos pagado demasiado por un trabajo es porque hemos delegado al proveedor más tareas de las razonables. A veces resulta muy cómodo que el proveedor te lo haga todo en lugar de gestionar las cosas a más bajo nivel y asumir todo aquello que se pueda hacer internamente.
• Es como comprar el pollo entero (que tiene un precio) para deshuesarlo en casa o pagar bastante más por el pollo ya deshuesado.

Divide y vencerás:

• Promover la competencia entre proveedores, que sepan siempre que estás con otros y si es posible que asuman que están un poco cuestionados

Precios baratos:

• Hay proveedores increíblemente baratos, no hay que pagar más de lo estrictamente necesario
• Apretar hasta tener el convencimiento de que al proveedor prácticamente le cuesta cumplir

Alerta a los imprevistos:

• En la genética del proveedor está intentar pillarte económicamente cuando bajes la guardia (un trabajo extra que sea urgente, un momento en que te pille con el agua al cuello.)
• Muchos de los proveedores ingresan una parte sustancial de su dinero por acciones puntuales. Muchas veces mantienen un cliente/cuenta/actividad sin demasiada rentabilidad, esperando la oportunidad de estar ahí cuando tengas un problema por resolver...
  

Humildad y autocrítica:

• Todo no es culpa del proveedor.
• Muchas veces la falta de documentación, de cumplimiento de timmings, categorización confusa, herramientas admin lentas o inadecuadas, etc. -por nuestra parte- son las causantes del bajo rendimiento de los proveedores.

Quizá entre los comentados haya algún aspecto poco ortodoxo a nivel teórico, pero lo que es seguro que se trata de ideas que vienen directamente de la realidad de un departamento de Contenidos web.

Las funciones de un departamento de contenidos

Hemos comentado que el objetivo fundamental de un departamento de Contenidos en una empresa de Internet es asegurar que el/los site/s estén surtidos de suficiente contenido adecuado y razonable en términos de costes (recursos).

Para ello el departamento de contenidos debe asumir ciertas funciones:

• Como actitud general que debe presidir todas las acciones del departamento: la documentación exhaustiva de todas sus actividades.
  
  • La documentación es básica para que haya una adecuada comunicación interna y externa (proveedores, resto de departamentos, usuario final). Sin documentación no es posible externalizar procesos.
  • Además, en un entorno cambiante (herramientas nuevas, rotación de RRHH, acciones que abrimos y cerramos constantemente), transmitir informaciones sobre el trabajo del departamento por vías diferentes de las escritas es ineficiente y poco inteligente. De hecho uno de los problemas que tenemos actualmente es la gestión (y actualización) de gran cantidad de documentación sobre procesos internos, dispersa en nuestro wiki, en Google Docs, en múltiples carpetas de las Unidades compartidas…
  • Finalmente, algunas de las actividades que realizamos son nuevas. Documentarlas nos ayuda a reflexionar sobre ellas y a encontrar mejores formas de hacerlas. Posteriormente a que hayamos encontrado la mejor fórmula, la documentamos y la externalizamos.
    
• La búsqueda de información, que es la fase inicial de la mayoría de acciones de contenidos. Asegurar una correcta búsqueda de la información (que encuentre ítems de calidad) determinará en gran parte la viabilidad y el resultado final de nuestro trabajo.
  
  • La búsqueda de información debe asegurar que damos una cobertura completa del contenido que buscamos. Por ejemplo: pongamos que necesitamos volcar en la web el registro de los bares y discotecas de una ciudad. Lo básico inicialmente es establecer cómo encontraremos esas referencias, asegurando que los resultados de nuestra búsqueda sean exhaustivos: contengan un porcentaje elevado del número total de ítems reales y que estén homogéneamente distribuidos. No es correcto asegurar el suministro de todos los establecimientos de una sola área geográfica: no hemos asegurado una cobertura homogénea.
    
• La clasificación sistemática de la información encontrada. Categorizar, ordenar, en definitiva: clasificar. La utilidad de un número elevado de ítems (>100) aumenta siempre que estén organizados por uno o varios criterios. Un árbol de categorías, una red de keywords, tags libres…
  
  • 
    La organización de esas decenas ítems que vas a añadir a tu web es en sí misma información, es una explicación sobre la realidad. La organización con mayor peso (y más aún en el entorno glocal al que vamos: local+global) es la geográfica: ordenar por poblaciones, provincias, barrios. Es una forma de aportar valor a los usuarios: conectar la información de utilidad con los lugares donde viven.
  • El filtro que somos el departamento de contenidos: nuestra forma de buscar y organizar la información genera un contenido con ciertas características, una cierta “línea editorial”.
    
• La manipulación (en el buen sentido) de la información. Es decir, procurar su adaptación (por ejemplo, formal) al producto estándar (ítem) que queremos desarrollar.
  
  • La traducción de los contenidos es en sí mismo un reto en el entorno actual, sin el cual es imposible dirigirse a nuevos mercados externos. Se trataría por ejemplo, de establecer un sistema de creación de artículos relacionados con consejos de compra con la especificación de que sean artículos traducidos a cinco idiomas.
  • La digitalización de alguna de la información, porque muchas veces la información real digitalizada es de mayor calidad que la información habitual que se encuentra en la Red. Por el contrario, es un proceso caro: el salto de lo real a lo virtual tiene mayor distancia que extraer o adaptar información en formato digital. Un ejemplo de ello podría ser volcar en digital la existencia de un nuevo establecimiento que se ha abierto, una información que probablemente tu competencia no tenga.
• El volcado de la información. Es importante contar con las herramientas y procedimientos adecuados. No es lo mismo añadir los ítems con un insert en la base de datos que hacerlo a mano, uno a uno, desde un formulario del panel de administración.
• La actualización de los contenidos. Todos los contenidos caducan. Antes o después todos caducan. Es triste que nada sea para siempre, pero en nuestro caso además es muy pesado. Todo el trabajo anterior debe repetirse de nuevo (en la totalidad o mejor: en parte) las veces que sean necesarias y en una periodicidad adecuada para asegurar que el contenido que desarrollamos y está en producción esté “fresco”. Probablemente, la inercia que está tomando la realidad se traduzca en que la actualización de los contenidos también se esté acelerando.

Me ha gustado especialmente este artículo (del que he extraído varias ideas): Modalidades de contenidos para internet

Máster en Tecnologías accesibles para los servicios de la sociedad de la información (UOC)

El máster en Tecnologías accesibles para los servicios de la sociedad de la información de la UOC, nace fruto de la necesidad de formar un personal cualificado en el ámbito de la accesibilidad web y las tecnologías accesibles.

Este Máster se dirige a profesionales de diversos ámbitos relacionados con Internet y otras tecnologías accesibles como: diseñadores web, desarrolladores web, gestores de contenidos, auditores web, editores de contenidos, auditores de tecnología, desarrolladores de tecnología, informáticos, ingenieros en telecomunicaciones, documentalistas, diseñadores gráficos y otros profesionales relacionados con la tecnología y la accesibilidad.

• Inicio: 28 octubre 2010
• Duración: 2 años ( 1500 horas)
• Nro. de créditos: 60 ECTS
• Idioma: Castellano

TEMARIO

Gestión de contenidos web

• El diseño para todos
• Introducción a la accesibilidad web
• Las directrices de accesibilidad web
• Diseño de sitios web accesibles
• Maquetación y desarrollo de contenidos
• Proyecto

Evaluación de contenidos web

• Evaluación de la accesibilidad web: técnicas y herramientas
• Evaluación de la accesibilidad web: ayudas técnicas y navegadores
• Evaluación de la accesibilidad en Flash
• Evaluación de la accesibilidad en documentos PDF
• Proyecto

Desarrollo de contenidos interoperables

• Interoperabilidad de los contenidos
• Contenidos accesibles para aplicaciones web 2.0
• Accesibilidad en dispositivos móviles
• Accesibilidad en cajeros automáticos y máquinas expendedoras
• Accesibilidad en otras aplicaciones informáticas.
• Proyecto

Tendencias tecnológicas en materia de accesibilidad

• Sociedad de la información e infoaccesibilidad
• Interoperabilidad y compatibilidad de las ayudas técnicas
• Desarrollo de aplicaciones accesibles
• Investigación en accesibilidad y discapacidad
• Proyecto

APLICACIÓN PROFESIONAL

Este Máster permite obtener conocimientos que se pueden desarrollar en los siguientes ámbitos:

• Profesionales relacionados con la documentación, medios de comunicación digital, arquitectura de la información, usabilidad, diseño gráfico y otros ámbitos afines.
• Responsables de redes informáticas, sitios web, intranets o aplicaciones web.
• Profesionales, administradores y responsables de áreas de informática y comunicaciones en ámbitos empresariales, comerciales, industriales, académicos y el sector público.
• Profesores, consultores y asesores en las áreas de informática, comunicaciones, sistemas y demás áreas relacionadas con el desarrollo y evaluación de contenidos y aplicaciones interoperables.

Para más información : Máster en Tecnologías accesibles para los servicios de la sociedad de la información de la UOC

¿Qué es un Departamento de Contenidos Web?

La gran pregunta, ¿no? El Internet profesional en España está compuesto básicamente por poco más de media docena de sectores relevantes: el inmobiliario, los viajes, los restaurantes, la formación, los vehículos… Casi todos estos sectores se ganan la vida con un modelo muy sencillo: el llamado Modelo de Directorio.

Si el Modelo de SocialMedia se basa en la interacción entre usuarios, el Modelo de Directorio es mucho más simple, tiene como características:

• Gran cantidad de ítems, por lo general instituciones o empresas de interés.
• Agrupa horizontalmente (“proveedores en España”), transversalmente (“proveedores de bodas”) o verticalmente (“proveedores de catering”) por nivel temático y/o geográfico a los ítems que contiene.
• Doble público: el usuario final y el propio contenido (las compañías, empresas, profesionales, tiendas, instituciones, etc.)
• Servicio semi-gratuito y con relativamente poco valor para el usuario (encontrar un teléfono, comparar varias empresas, acceder a un presupuesto, etc.). Por eso mismo: poca fidelidad del usuario.
• Fácilmente replicable, copiable y con barreras de entrada bajísimas. En general su éxito está ligado a una estrategia de indexación en buscadores

Se trata de una “forma de hacer Internet” que no requiere de un equipo numeroso, pero en el que se establecen unos roles muy definidos en el plano organizativo:

• Un equipo técnico: hoy día es imposible competir sin una herramienta rápida y robusta
• Un equipo comercial: sin modelo de negocio no hay proyecto
• Un equipo de contenidos: esos somos nosotros ;)
• Adicionalmente: personal dedicado a SEO-SEM, administración, RRHH, contabilidad, operaciones, internacionalización, diseño, producto, usabilidad…

En conclusión, un Departamento de Contenidos Web es un conjunto de personas encargadas de desarrollar y mantener actualizados el heterogéneo conjunto de informaciones que contiene un site web: direcciones, opiniones, productos, descripciones, etc.

Los de contenidos

El mundo de los contenidos web se hace cada vez más grande. Sin embargo hay poca información sobre cómo se gestionan los contenidos web, cuáles son los procesos, cuáles son las mejores prácticas.

En este blog encotraréis nada más que la experiencia de profesionales que trabajan con éxito desde hace muchos años en el mundo de los contenidos.

Nuestro departamento de contenidos cuenta con cinco periodistas: Toni, Elodie, Marta, Iñaki y Maria Luisa (que soy yo).

"Los de contenidos", así nos llaman, nunca trabajamos solos. Nos apoyamos en expertos de usabilidad, de SEO e intentamos escuchar a los comerciales para que cada acción se convierta en un beneficio económico de la empresa.

¡Síguenos para descubrir como trabajamos y qué hacemos!