La gestión de proveedores de contenidos

Los departamentos de contenidos web actuales están compuestos por, como máximo, media docena de personas, cuyo trabajo es básicamente la coordinación. Un organigrama excesivamente numeroso resulta caro, sobre todo si tenemos en cuenta la existencia de numerosas empresas internacionales proveedoras de servicios.
En general, los departamentos de contenidos externalizan todo tipo de trabajos y acciones de escaso valor a estas compañías.
Aunque estos proveedores ayudan a ahorrar en costes, la coordinación y supervisión de su trabajo es un asunto que requiere tener en cuenta varios aspetcos importantes:

• En el plano organizativo: mucha formación y documentación previa, que tenga en cuenta cualquier aspecto/incidencia del servicio que realizará el proveedor. Cualquier cosa que sobreentendamos, pasemos por alto o demos por sentado es una probable fuente de problemas. Contacto intenso y dinámico entre las dos empresas. Hay que lograr ser un solo departamento, no dar lugar a interrupciones del flujo de trabajo.
  
• En el plano técnico/tecnológico: espacio común y ordenado de intercambio de información: fotografías, hojas de cálculo. ¡Dropbox y Google Docs son de muchísima ayuda!
  

Más ideas importantes sobre este tema:
Control, control y control

• Tener un control fuerte del gasto que representa cada acción, cada ítem, cada idioma, y además por mes y por proveedor. Sólo de esta forma es posible montar un sistema serio de gestión adecuada de las necesidades y los objetivos de contenidos a medio plazo.

No externalizar más de lo necesario:

• En nuestro caso, al menos por la experiencia que tenemos, cada vez que hemos pagado demasiado por un trabajo es porque hemos delegado al proveedor más tareas de las razonables. A veces resulta muy cómodo que el proveedor te lo haga todo en lugar de gestionar las cosas a más bajo nivel y asumir todo aquello que se pueda hacer internamente.
• Es como comprar el pollo entero (que tiene un precio) para deshuesarlo en casa o pagar bastante más por el pollo ya deshuesado.

Divide y vencerás:

• Promover la competencia entre proveedores, que sepan siempre que estás con otros y si es posible que asuman que están un poco cuestionados

Precios baratos:

• Hay proveedores increíblemente baratos, no hay que pagar más de lo estrictamente necesario
• Apretar hasta tener el convencimiento de que al proveedor prácticamente le cuesta cumplir

Alerta a los imprevistos:

• En la genética del proveedor está intentar pillarte económicamente cuando bajes la guardia (un trabajo extra que sea urgente, un momento en que te pille con el agua al cuello.)
• Muchos de los proveedores ingresan una parte sustancial de su dinero por acciones puntuales. Muchas veces mantienen un cliente/cuenta/actividad sin demasiada rentabilidad, esperando la oportunidad de estar ahí cuando tengas un problema por resolver...
  

Humildad y autocrítica:

• Todo no es culpa del proveedor.
• Muchas veces la falta de documentación, de cumplimiento de timmings, categorización confusa, herramientas admin lentas o inadecuadas, etc. -por nuestra parte- son las causantes del bajo rendimiento de los proveedores.

Quizá entre los comentados haya algún aspecto poco ortodoxo a nivel teórico, pero lo que es seguro que se trata de ideas que vienen directamente de la realidad de un departamento de Contenidos web.