Las funciones de un departamento de contenidos

Hemos comentado que el objetivo fundamental de un departamento de Contenidos en una empresa de Internet es asegurar que el/los site/s estén surtidos de suficiente contenido adecuado y razonable en términos de costes (recursos).

Para ello el departamento de contenidos debe asumir ciertas funciones:

• Como actitud general que debe presidir todas las acciones del departamento: la documentación exhaustiva de todas sus actividades.
  
  • La documentación es básica para que haya una adecuada comunicación interna y externa (proveedores, resto de departamentos, usuario final). Sin documentación no es posible externalizar procesos.
  • Además, en un entorno cambiante (herramientas nuevas, rotación de RRHH, acciones que abrimos y cerramos constantemente), transmitir informaciones sobre el trabajo del departamento por vías diferentes de las escritas es ineficiente y poco inteligente. De hecho uno de los problemas que tenemos actualmente es la gestión (y actualización) de gran cantidad de documentación sobre procesos internos, dispersa en nuestro wiki, en Google Docs, en múltiples carpetas de las Unidades compartidas…
  • Finalmente, algunas de las actividades que realizamos son nuevas. Documentarlas nos ayuda a reflexionar sobre ellas y a encontrar mejores formas de hacerlas. Posteriormente a que hayamos encontrado la mejor fórmula, la documentamos y la externalizamos.
    
• La búsqueda de información, que es la fase inicial de la mayoría de acciones de contenidos. Asegurar una correcta búsqueda de la información (que encuentre ítems de calidad) determinará en gran parte la viabilidad y el resultado final de nuestro trabajo.
  
  • La búsqueda de información debe asegurar que damos una cobertura completa del contenido que buscamos. Por ejemplo: pongamos que necesitamos volcar en la web el registro de los bares y discotecas de una ciudad. Lo básico inicialmente es establecer cómo encontraremos esas referencias, asegurando que los resultados de nuestra búsqueda sean exhaustivos: contengan un porcentaje elevado del número total de ítems reales y que estén homogéneamente distribuidos. No es correcto asegurar el suministro de todos los establecimientos de una sola área geográfica: no hemos asegurado una cobertura homogénea.
    
• La clasificación sistemática de la información encontrada. Categorizar, ordenar, en definitiva: clasificar. La utilidad de un número elevado de ítems (>100) aumenta siempre que estén organizados por uno o varios criterios. Un árbol de categorías, una red de keywords, tags libres…
  
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    La organización de esas decenas ítems que vas a añadir a tu web es en sí misma información, es una explicación sobre la realidad. La organización con mayor peso (y más aún en el entorno glocal al que vamos: local+global) es la geográfica: ordenar por poblaciones, provincias, barrios. Es una forma de aportar valor a los usuarios: conectar la información de utilidad con los lugares donde viven.
  • El filtro que somos el departamento de contenidos: nuestra forma de buscar y organizar la información genera un contenido con ciertas características, una cierta “línea editorial”.
    
• La manipulación (en el buen sentido) de la información. Es decir, procurar su adaptación (por ejemplo, formal) al producto estándar (ítem) que queremos desarrollar.
  
  • La traducción de los contenidos es en sí mismo un reto en el entorno actual, sin el cual es imposible dirigirse a nuevos mercados externos. Se trataría por ejemplo, de establecer un sistema de creación de artículos relacionados con consejos de compra con la especificación de que sean artículos traducidos a cinco idiomas.
  • La digitalización de alguna de la información, porque muchas veces la información real digitalizada es de mayor calidad que la información habitual que se encuentra en la Red. Por el contrario, es un proceso caro: el salto de lo real a lo virtual tiene mayor distancia que extraer o adaptar información en formato digital. Un ejemplo de ello podría ser volcar en digital la existencia de un nuevo establecimiento que se ha abierto, una información que probablemente tu competencia no tenga.
• El volcado de la información. Es importante contar con las herramientas y procedimientos adecuados. No es lo mismo añadir los ítems con un insert en la base de datos que hacerlo a mano, uno a uno, desde un formulario del panel de administración.
• La actualización de los contenidos. Todos los contenidos caducan. Antes o después todos caducan. Es triste que nada sea para siempre, pero en nuestro caso además es muy pesado. Todo el trabajo anterior debe repetirse de nuevo (en la totalidad o mejor: en parte) las veces que sean necesarias y en una periodicidad adecuada para asegurar que el contenido que desarrollamos y está en producción esté “fresco”. Probablemente, la inercia que está tomando la realidad se traduzca en que la actualización de los contenidos también se esté acelerando.

Me ha gustado especialmente este artículo (del que he extraído varias ideas): Modalidades de contenidos para internet